Redakcja

Autor: dr Katarzyna Trzpioła

Redaktor: Katarzyna Brzozowska

Wydawca: Marta Grabowska-Peda

Korekta: Zespół

Projekt okładki: Piotr Fedorczyk

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

ISBN: 978-83-8276-093-4

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2021

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel.: 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

e-mail: cok@wip.pl

Drukarnia: KRM Druk

Skład i łamanie: IGAWA Ireneusz Gawliński

„Zakładowy Plan Kont – praktyczne przykłady księgowań” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów i odsprzedaż bez zgody wydawcy są zabronione. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. W związku z tym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zakładowy Plan Kont – praktyczne przykłady księgowań” wskazówek, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Zakładowy plan kont (ZPK) jest jednym z elementów polityki rachunkowości. Stanowi on listę kont syntetycznych, analitycznych wraz z zasadami ujmowania operacji gospodarczych na nich; listę powiązań między kontami uzupełnioną o zasady ich rozbudowy. To podręcznik codziennego funkcjonowania księgowości podmiotu. Różnorodność operacji gospodarczych wymaga ich uporządkowania i usystematyzowania. W przeciwnym wypadku będzie chaos. Opracowanie ZPK samodzielne jest bardzo pracochłonne, zatem przygotowaliśmy dla Państwa bazę, plan kont wraz z opisami, które mogą być łatwo dostosowane do specyfiki działalności jednostki.

Rozwiązania zawarte w niniejszym planie kont są uniwersalne – zawierają wskazówki zarówno dla firm usługowych, produkcyjnych czy handlowych. Trzeba zatem z propozycji wybrać te, które odzwierciedlają działalność naszego podmiotu. Wskazane zostały mechanizmy, które należy wykorzystywać, aby rozszerzyć ten plan konta zarówno o syntetyczne, jak i analityczne, aby był użyteczny dla jednostki. Pamiętać należy, iż zakładowy plan kont to narzędzie, które ma pozwolić nie tylko ujmować operacje gospodarcze zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości, by umożliwić sporządzenie sprawozdania finansowego, ale to przede wszystkim sposób na pozyskiwanie informacji potrzebnych do bieżącego i strategicznego zarządzania jednostką. Zatem uzupełniając niniejszy plan kont, należy przede wszystkim wziąć pod uwagę potrzeby informacyjne osób podejmujących decyzje w przedsiębiorstwie.

Rozdział I. Ogólna charakterystyka kont zespołu 0

Konta zespołu 0 „Aktywa trwałe” służą do ewidencji składników majątku trwałego zarówno rzeczowego, jak i finansowego. Obejmują one:

•środki trwałe (konto 01),

•wartości niematerialne i prawne (konto 02),

•długoterminowe aktywa finansowe (konto 03),

•odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe (konto 03-5),

•inwestycje w nieruchomości i prawa (konto 04),

•odpisy umorzeniowe oraz z tytułu trwałej utraty wartości środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości i prawa (konto 07),

•środki trwałe w budowie (konto 08).

Konta zespołu 0 służą również do ewidencji pozabilansowych składników majątku trwałego (konto 09).

1. Konto 01 „Środki trwałe”

Aby aktywa były uznane za środki trwałe, muszą spełniać łącznie następujące warunki (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, dalej: uor):

•przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności musi być dłuższy niż rok, co oznacza, że przedział czasu, w którym jednostka będzie czerpała korzyści ekonomiczne i będzie amortyzowała dany środek trwały, nie może być krótszy niż rok;

•muszą być kompletne i zdatne do użytku, co znaczy, że w momencie przekazania do używania środek trwały powinien być sprawny technicznie. Ważne jest to, że odpisów amortyzacyjnych dokonuje się nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania;

•przeznaczono je na własne potrzeby. Oznacza to, że rzeczowe aktywa są potrzebne do prowadzenia podstawowej działalności, tzn. działalności operacyjnej, opisanej w umowie (statucie) jednostki.

Tylko przepisy ustaw o podatkach dochodowych podpowiadają dolną granicę wartości z środków trwałych na potrzeby podatku dochodowego, która wynosi od 2018 r. 10.000 zł. Prawo bilansowe posługuje się kryterium długości użytkowania, używania na własne potrzeby oraz kompletności w momencie przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Kwota wskazana w przepisach podatkowych od 2018 r. jest kwotą, która szczególnie dla mniejszych jednostek jest znacząca, dlatego należy zastanowić się, czy w konkretnej sytuacji warto stosować to uproszczenie.

Aktywa o niskiej jednostkowej wartości (tzw. niskocenne), ale spełniające kryteria wymagane przez uor dla środków trwałych można, ale nie ma takiego obowiązku, zaliczyć do środków trwałych. O zaliczeniu tych przedmiotów do środków trwałych decyduje kierownik jednostki, umieszczając tę informację w polityce rachunkowości. Jest to o tyle ważne, że niektóre aktywa niskocenne warto objąć kontrolą. Radzimy tak postąpić np. z telefonami komórkowymi, których wartość przeważnie jest niższa niż 10.000 zł, ale należy mieć nad nimi kontrolę, chociażby ze względu na możliwość wymiany aparatów przez operatorów. Jeśli jednak nie zdecydujecie się, ze względu na niską wartość jednostkową, na objęcie np. telefonów komórkowych ewidencją bilansową, to wówczas wydanie ich do używania należy traktować jako zużycie materiałów na potrzeby własne, i co za tym idzie, odpisać je w pełnej wartości w cenie nabycia w koszty.

Zgodnie ze zmianami w uor, jakie zostały wprowadzone od 1 stycznia 2019 r., jednostki inne niż spółki kapitałowe, komandytowo-akcyjne będą, jeśli spełniają kryteria uznania ich za małe, wprost na podstawie uor stosować podatkowe zasady amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

Zaliczając poszczególne składniki majątku do środków trwałych, należy pamiętać o zasadzie istotności (art. 8 ust. 1 uor) i o możliwości stosowania uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie negatywnego wpływu na sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki. Do ujmowania i wyceny środków trwałych jednostki stosujące Krajowe Standardy Rachunkowości mogą stosować uchwałę nr 4/2017 z 3 kwietnia 2017 r. w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości (Dz.Urz. M.RiF poz. 105 z 2017 r.).

Poszczególne grupy środków trwałych zawierają następujące rodzaje aktywów:

•nieruchomości – grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntów, budynki i budowle, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu użytkowego,

•maszyny, urządzenia, środki transportu i inne,

•ulepszenia w obcych środkach trwałych, za które uznajecie koszty poniesione w celu przystosowania wynajętego lub wydzierżawionego budynku (np. założenie klimatyzacji w pomieszczeniach biurowych) – w okresie opisanym w umowie i na warunkach uzgodnionych z właścicielem tego obiektu (magazynu, biura, budynku),

•inwentarz żywy – są to zwierzęta pociągowe i hodowlane oraz wszystkie zwierzęta, bez względu na ich wartość, znajdujące się w cyrkach i ogrodach zoologicznych.

Ustawa nie wymaga prowadzenia ewidencji środków trwałych w układzie uwzględniającym przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. poz. 1864). Pamiętając jednak o konieczności dostarczania przez ewidencję bilansową danych umożliwiających jednostce rozliczanie się z podatku dochodowego, wskazane jest prowadzenie ewidencji środków trwałych z podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje określone w powołanym rozporządzeniu, gdyż do nich są przyporządkowane stawki amortyzacji podatkowej.

KŚT zawiera szczegółowy podział środków trwałych na następujące grupy:

Grupa 0 – Grunty,

Grupa 1 – Budynki i lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu niemieszkalnego,

Grupa 2 – Obiekty inżynierii lądowej i wodnej,

Grupa 3 – Kotły i maszyny energetyczne,

Grupa 4 – Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,

Grupa 5 – Specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,

Grupa 6 – Urządzenia techniczne,

Grupa 7 – Środki transportu,

Grupa 8 – Narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie,

Grupa 9 – Inwentarz żywy.

Od 2018 r. nie stosuje się już KST 2010, zatem konieczne było uaktualnienie ewidencji o zmiany wprowadzone w nowym rozporządzeniu rady ministrów.

Przepis art. 17 ust. 1 pkt 1 uor wymaga prowadzenia dla środków trwałych kont ksiąg pomocniczych (analitycznych). Ewidencja analityczna powinna zapewnić ustalenie dla poszczególnych obiektów inwentarzowych m.in.:

•wartości początkowej,

•terminu oddania do używania,

•miejsca użytkowania.

Na potrzeby ewidencji szczegółowej wykorzystuje się:

•karty identyfikacyjne ilościowo-wartościowe, zawierające przykładowo: nazwę środka trwałego i nadany mu numer inwentarzowy, podstawowe dane techniczne, wartość początkową, miejsce użytkowania, stawkę amortyzacji;

•księgi inwentarzowe, zawierające informacje o poszczególnym środku trwałym (analogicznie jak karta identyfikacyjna); wpisy do księgi powinny być dokonywane w porządku chronologicznym, a numer pozycji wpisu w księdze musi stanowić człon numeru inwentarzowego obiektu, umieszczanego po numerze (symbolu) nadanym mu na podstawie KŚT;

•tabele amortyzacyjne lub umorzeniowe, prowadzone w układzie przewidzianym w KŚT i zawierające indywidualne dane każdego obiektu dotyczące wartości początkowej, przyjętej stawki amortyzacyjnej bądź umorzeniowej, miesięcznej i rocznej kwoty amortyzacji lub umorzenia; na podstawie tabeli powinno być możliwe ustalenie zbiorczych danych w zakresie wartości początkowej i odpisów amortyzacyjnych czy też umorzeniowych środków trwałych na początek roku obrotowego, ich zmian zachodzących w ciągu roku, jak również stanu tych wielkości na koniec roku obrotowego.

Do środków trwałych zalicza się również aktywa, których używacie na podstawie umowy leasingu. Aby były obecne w bilansie, muszą spełniać określone w uor warunki wynikające z art. 4 ust. 3 uor. Umowa ta musi spełniać co najmniej jeden spośród siedmiu określonych w uor warunków (art. 3 ust. 4 pkt 1–7 uor):

1) przenosić własność wartości niematerialnej i prawnej na jednostkę po zakończeniu okresu, na który została zawarta;

2) zawierać prawo do nabycia wartości niematerialnej i prawnej przez jednostkę, po zakończeniu okresu, na jaki została zawarta, po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia;

3) okres, na jaki została zawarta, odpowiada w przeważającej części przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności prawa majątkowego, przy czym nie może być on krótszy niż 3/4 tego okresu. Prawo własności wartości niematerialnej i prawnej może być po okresie, na jaki umowa została zawarta, przeniesione na jednostkę;

4) suma opłat pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania przekracza 90% wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień. W sumie opłat uwzględnia się wartość końcową wartości niematerialnej i prawnej, którą firma zobowiązuje się zapłacić za przeniesienie na siebie własności tego przedmiotu;

5) zawierać przyrzeczenie finansującego do zawarcia z Wami kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tej samej wartości niematerialnej i prawnej lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych niż w dotychczasowej umowie;

6) przewidywać możliwość jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego pokrywa firma;

7) wartość niematerialna i prawna została dostosowana do indywidualnych potrzeb. Może ona być używana wyłącznie bez wprowadzania w niej istotnych zmian.

Spełnienie chociażby jednego z powyższych warunków oznacza, że powołując się na uor, jednostka powinna amortyzować te prawa majątkowe na zasadach ogólnych.

W przypadku podmiotów, które za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

1) 25.500.000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

2) 51.000.000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

3) 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty

– można dokonywać kwalifikacji umów leasingowych wg regulacji prawa podatkowego, niezależnie od faktu poddawania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta. Decydując się na to uproszczenie, kierownik jednostki powinien przeanalizować jego wpływ na obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki przyznawany w sprawozdaniu. Na przykład, jeśli udział leasingowanych maszyn, urządzeń czy samochodów w majątku jednostki jest nieznaczący – nie ma przeszkód, aby skorzystać z tej regulacji. Natomiast jeśli jednostka jest spółką produkcyjna, która cały lub niemal cały park maszynowy leasinguje, to przyjęte uproszczenie nie pozwoli we właściwy sposób ocenić działalności tego podmiotu, właściwym zatem byłoby zaprezentowanie aktywów trwałych zgodnie z wymogami art. 3 ust. 4 uor.

Z ww. uproszczeń nie będą mogły skorzystać jednostki, o których mowa w art. 3 ust. 1e pkt 1–6, czyli:

1) jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,

2) jednostki zamierzające ubiegać się albo ubiegające się o zezwolenie na wykonywanie działalności na podstawie przepisów, o których mowa w pkt 1,

3) emitenci papierów wartościowych dopuszczonych, zamierzający ubiegać się lub ubiegający się o ich dopuszczenie do obrotu na jednym z rynków regulowanych Europejskiego Obszaru Gospodarczego,

4) emitenci papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu w alternatywnym systemie obrotu,

5) krajowe instytucje płatnicze,

6) instytucje pieniądza elektronicznego.

W świetle przepisów obu ustaw o podatku dochodowym umowa leasingu będzie klasyfikowana jako umowa leasingu operacyjnego, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:

1) umowa leasingu została zawarta na czas oznaczony, stanowiący co najmniej 40% normatywnego okresu amortyzacji, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym rzeczy ruchome lub wartości niematerialne i prawne, albo została zawarta na co najmniej 5 lat, jeżeli jej przedmiotem są podlegające odpisom amortyzacyjnym nieruchomości, oraz

2) suma ustalonych w niej opłat, pomniejszona o należny podatek od towarów i usług odpowiada co najmniej wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.

Wynika to z art. 23b ust. 1 updof oraz odpowiednio z art. 17b ust. 1 updop.

Jako udogodnienie ewidencyjne związane z leasingiem operacyjnym należy uznać przede wszystkim to, że korzystający nie wykazuje przedmiotu leasingu jako składnika aktywów (nie wprowadza więc go do ewidencji środków trwałych i nie dokonuje jego amortyzacji). Obcy środek trwały można natomiast ująć w ewidencji pozabilansowej na koncie „Obce środki trwałe w leasingu operacyjnym”.

Korzystający zalicza opłaty z tytułu umowy leasingu operacyjnego do:

•kosztów działalności operacyjnej lub pozostałych kosztów operacyjnych – w razie stosowania wariantu porównawczego rachunku zysków i strat,

•kosztów wytworzenia, ogólnego zarządu lub sprzedaży bądź kosztów pozostałej działalności operacyjnej, zależnie od celu użytkowania przedmiotu leasingu – w razie stosowania kalkulacyjnego rachunku zysków i strat.

Miesięczne raty leasingowe ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury od finansującego, zapisem:

•Wn „Usługi obce” lub konto zespołu 5

•Ma „Rozliczenie zakupu” lub konto „Rozrachunki z dostawcami” – gdy nie stosuje się konta „Rozliczenie zakupu”

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział I. Ogólna charakterystyka kont zespołu 0

Rozdział II. Ogólna charakterystyka kont zespołu 1

Rozdział III. Ogólna charakterystyka kont zespołu 2

Rozdział IV. Ogólna charakterystyka kont zespołu 3

Rozdział V. Ogólna charakterystyka kont zespołu 4

Rozdział VI. Ogólna charakterystyka kont zespołu 5

Rozdział VII. Ogólna charakterystyka kont zespołu 6

Rozdział VIII. Ogólna charakterystyka kont zespołu 7

Rozdział IX. Ogólna charakterystyka kont zespołu 8

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71