Redakcja

Praca zbiorowa pod nadzorem:

Katarzyny Wrońskiej-Zblewskiej (pierwsze trzy działy),

Moniki Frączek (dział dotyczący ewidencjonowania czasu pracy)

Wydawca:

Irmina Dudzc

Redaktor

Szymon Sokolik

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Projekt graficzny okładki

Magdalen Huta

Druk

KRM Druk

Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-8276-073-6

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2021

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Publikacja „Akta osobowe 2022 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Akta osobowe 2022 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Akta osobowe 2022 r. – prowadzenie, przechowywanie, zmiany” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel. 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Okresy przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.

Od 2019 roku nie musimy już przechowywać akt pracowników, których stosunek pracy nawiązał się od 1 stycznia 2019 r. przez 50 lat, lecz jedynie przez 10 lat. Możemy też skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentów z akt osobowych wielu pracowników, których stosunek pracy nawiązał się przed 1 stycznia 2019 r. Jednak taka możliwość jest obwarowana dodatkowym warunkiem. Dlatego są pracownicy, których akta osobowe są objęte 10-letnim okresem przechowywania, oraz tacy, których akta musimy nadal przechowywać przez 50 lat. Może się także zdarzyć, że jeden pracownik będzie miał u danego pracodawcy akta przechowywane przez 50 i przez 10 lat. Sprawdź szczegóły.

Jakie zasady obowiązywały przed 1 stycznia 2019 r.?

Przed 2019 rokiem Kodeks pracy nakazywał pracodawcy:

•prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika oraz

•przechowywanie wymienionych dokumentów w warunkach niegrożących usz-kodzeniem lub zniszczeniem pod groźbą kary grzywny w wysokości od 1 do 30 tys. zł (art. 281 pkt 6 i 7 kp).

W Kodeksie pracy nie regulowano natomiast ani sposobu, ani okresu obowiązkowego przechowywania tych dokumentów. Zarówno sam obowiązek przechowywania akt osobowych, jak i 50-letni okres ich przechowywania był wywodzony przed 2019 rokiem z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Co się zmieniło 1 stycznia 2019 r.?

Wraz z początkiem 2019 r. okres przechowywania akt osobowych został:

•uregulowany jako 10-letni (dla dokumentów gromadzonych i tworzonych w związku ze stosunkiem pracy nawiązanym począwszy od 1 stycznia 2019 r.),

•skrócony do 10 lat (dla niektórych pracowników i tylko pod pewnymi warunkami),

•pozostał 50-letni.

W porównaniu z poprzednim stanem prawnym 10-letni okres wynika wprost z Kodeksu pracy i jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy danego pracownika uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

przykład

Okres przechowywania akt – obliczanie

Pracownik został zatrudniony na czas określony w okresie 1 marca – 30 listopada 2021 r. Z końcem listopada jego stosunek pracy ustał z upływem czasu, na jaki została zawarta umowa, a pracodawca wydał mu świadectwo pracy. Akta osobowe takiego pracownika powinny być przechowywane przez 10 lat, licząc od 31 grudnia 2021 r., czyli do 31 grudnia 2031 r. (potem pracownik ma miesiąc na odbiór dokumentacji, a po tym terminie pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji).

Uwaga: termin przechowywania liczony jest nie od 1 stycznia 2022, lecz od 31 grudnia 2021 r., więc teoretycznie powinien upływać już 30 grudnia 2031 r. Jednak wyjaśnienia publikowane na stronach internetowych resortu przedsiębiorczości i technologii biznes.gov.pl. wskazują wyraźnie, że w takim przypadku powinien to być jednak 31 grudnia 2031 r. (materiał informacyjny publikowany na stronach internetowych biznes.gov.pl – pytania i odpowiedzi 2 w zakładce e-Akta pracownicze).

Przez cały okres przechowywania pracodawca musi tak zabezpieczyć dokumenty, aby nie tylko nie uległy zniszczeniu czy uszkodzeniu, ale pozostały one poufne, integralne, kompletne oraz dostępne – np. na wypadek kontroli PIP lub ZUS czy w razie wniosku byłego pracownika o wydanie kopii dokumentów. Zasady te dotyczą w równej mierze akt papierowych i elektronicznych (o aktach elektronicznych napisano w dalszych wyjaśnieniach).

Którym pracownikom można skrócić okres przechowywania z 50 do 10 lat, a którym – nie?

Przepisy przejściowe nowelizacji zakładają, że pracodawca stosuje skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (a więc także np. ewidencji czasu pracy czy dokumentacji urlopowej) oraz akt osobowych pracownika dla wszystkich pracowników, którzy mają umowy, które zaczęły obowiązywać 1 stycznia 2019 r. lub później.

Natomiast dokumenty pracownika, który ma umowę zawartą po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., są zasadniczo nadal przechowywane „po staremu” (czyli akta pracownicze – przez 50 lat od rozwiązania stosunku pracy, inna dokumentacja, np. urlopowa czy ewidencyjna – przez 3 lata od tego momentu) – chyba że pracodawca złoży za swoich pracowników raport informacyjny do ZUS. W tym ostatnim przypadku okres przechowywania akt osobowych byłego pracownika zostanie skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Dokumenty pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. muszą być przechowywane 50 lat. Za takich pracowników pracodawca nie może bowiem złożyć raportu informacyjnego. Dotyczy to także pracowników, którzy już dawno nie są u nas zatrudnieni, ale których akta nadal musimy przechowywać.

Uwaga: decydujący jest moment rozpoczęcia obowiązywania danej umowy. Jeśli więc pracownik ma dwie kolejno zawarte umowy, z których pierwsza zaczęła obowiązywać przed a druga po 1 stycznia 2019 r., to dokumentacja wytworzona w trakcie obowiązywania pierwszej umowy ma „stare”, a dokumentacja z drugiej umowy „nowe” okresy przechowywania (choćby między umowami nie było ani dnia przerwy). Tak przynajmniej uważa ministerstwo pracy w swoich stanowiskach.

Jeden okres skracamy – to drugi się wydłuży

Pracodawca może zdecydować się na przejście na nowy okres przechowywania dokumentacji w przypadku wszystkich pracowników, których stosunki pracy nawiązały się w przedziale 1 stycznia 1999 r. – 31 grudnia 2018 r. Dokonuje tego poprzez złożenie specjalnego raportu informacyjnego do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym czasie (nie tylko za pracowników, ale także za zleceniobiorców). Lecz należy pamiętać, że przechodząc w przypadku tych osób z 50-letniego na 10-letni okres przechowywania akt osobowych, jednocześnie wydłużamy też okres przechowywania pozostałej dokumentacji indywidualnej – z 3 do 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie.

Spór sądowy a okres przechowywania dokumentacji

Opisany 10-letni okres przechowywania akt osobowych ulegnie obowiązkowemu wydłużeniu, w przypadku gdy dokumenty z akt będą dowodami lub będą mogły być dowodami w postępowaniu (np. cywilnym, karnym, administracyjnym, dyscyplinarnym), a pracodawca:

•jest stroną tego postępowania (np. toczy się przed sądem pracy o ustalenie praw byłego pracownika) – wówczas dokumenty będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, jednak nie krócej niż przez 10 lat; po tym terminie dokumenty powinny zostać zniszczone,

•powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania (np. były pracownik poinformował go o złożeniu pozwu sądowego) – wówczas 10-letni okres przechowywania akt osobowych przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

przykład

Powództwo pracownika wobec pracodawcy a termin przechowywania akt

Były pracownik 5 lat po ustaniu zatrudnienia pozwał pracodawcę do sądu o ustalenie, że zdarzenie wypadkowe, jakiemu uległ podczas pracy w zakładzie, jest wypadkiem przy pracy. Roszczenie o ustalenie nie przedawnia się, więc sprawa została wszczęta i ruszył proces. Przesyłając do sądu odpowiedź na pozew pracownika, pracodawca przedłożył jako dowody m.in. umowę o pracę, zakres obowiązków pracownika, potwierdzenie zapoznania się z warunkami zatrudnienia oraz oceną ryzyka zawodowego i zasadami bhp obowiązującymi na danym stanowisku oraz orzeczenia lekarskie z badań profilaktycznych i dokumenty potwierdzające odbycie przez pracownika szkoleń w dziedzinie bhp. Sprawa w sądzie trwała w sumie 6 lat (wraz z instancją odwoławczą).

Do momentu ostatecznego i prawomocnego rozstrzygnięcia sądowego pracodawca będzie musiał przechowywać akta osobowe pracownika. Nawet pomimo faktu, że w czasie trwania sporu sądowego upłynęło 10 lat, w których normalnie musiałby przechowywać akta zgodnie z nowymi przepisami.

przykład

Spór sądowy pracownika z ZUS a termin przechowywania dokumentacji

Były pracownik wystąpił do ZUS o przyznanie emerytury pomostowej. W tym celu zwrócił się do byłego pracodawcy o wydanie zaświadczenia potwierdzającego, że wykonywał pracę w warunkach szczególnych. Poinformował go jednocześnie, że w razie negatywnej decyzji ZUS będzie odwoływał się do sądu ubezpieczeń społecznych. ZUS rzeczywiście wydał decyzję odmowną i były pracownik zaskarżył ją do sądu.

W takim przypadku pracodawca, który dowiedział się o sprawie sądowej, będzie musiał przechowywać dokumenty pracownika przez okres 11 lat (10 lat + 12 miesięcy). Kodeks pracy nie wymaga zachowania żadnej specjalnej formy dla takiej informacji. W praktyce więc powinno wystarczyć nawet ustne zawiadomienie od byłego pracownika. Po upływie 11 lat pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o jej zniszczeniu.