Redakcja

Autorzy:

Marta Bogusiak

radca prawny, partner w Kancelarii prawnej Bogusiak Uzdrowska Kowalczyk Radcowie Prawni sp. p.

Michał Grabiec

radca prawny, kancelaria GW Legal Grabiec & Wójcik sp. p.

Patrycja Krótka

aplikant radcowski, Kancelaria Naworska Marszałek sp. k. w Toruniu

Maciej Lipka

prawnik i specjalista ds. danych osobowych, były pracownik departamentów skarg, legislacji i prasowego w Urzędzie Ochrony Danych Osobowych; na bazie swojego doświadczenia doradza, jak dostosować organizację do aktualnych przepisów oraz zdarzeń mających wpływ na przetwarzanie danych

Karolina Polowczyk

aplikant radcowski, Kancelaria Fortak & Karasiński Radcowie Prawni sp. p.

Marzena Pytlarz-Pietraszko

radca prawny, specjalizuje się w ochronie danych osobowych i prawie medycznym

Agnieszka Sieńko

radca prawny, specjalista prawa ochrony zdrowia, jest także pracownikiem naukowo-dydaktycznym Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu. Doświadczenia zawodowe zdobywała jeszcze w Branżowej Kasie Chorych dla Służb Mundurowych, w Departamencie Polityki Zdrowotnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego, wreszcie w publicznych i niepublicznych zakładach opieki zdrowotnej

Anna Słowińska

prawnik, absolwentka Wydziału Prawa Uniwersytetu Szczecińskiego i studiów podyplomowych „Prawa i Wolności człowieka” zorganizowanych przez Instytut Nauk Prawnych PAN i Helsińską Fundację Praw Człowieka. Autorka i współautorka kilkuset artykułów i kilku publikacji książkowych z zakresu tematyki prawa pracy, bhp, ochrony zdrowia, praw człowieka. Założycielka Fundacji Lepsze Prawa Człowieka działającej w obszarze ochrony praw człowieka, która m.in. monitoruje przestrzeganie bhp przez podmioty lecznicze

Agata Starecka-Dembek

radca prawny w Kancelarii Fortak & Karasiński Radcowie Prawni sp. p.

Agnieszka Sztuwe

radca prawny w Kancelarii Adwokatów Naworska Marszałek sp. k. w Toruniu; w praktyce zawodowej zajmuje się obsługą przedsiębiorców, przede wszystkim w zakresie ochrony danych osobowych (z uwzględnieniem RODO)

Dariusz Wójcik

radca prawny, kancelaria GW Legal Grabiec & Wójcik sp. p.

Redaktor: Michał Kowalski

Menedżer produktu: Aleksandra Świder

Segment manager: Alina Sulgostowska

Projekt graficzny okładki: Piotr Fedorczyk

Korekta: Zespół

Koordynator produkcji: Magdalena Huta

Druk: KRM Druk

Skład i łamanie: Dariusz Ziach

ISBN 978-83-8276-565-6

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2022

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa,

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl

NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie,

XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,

wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł,

nr rejestrowy BDO: 000008579.

Publikacja „Jak zabezpieczać cyfrowe dane medyczne. 59 porad i 38 dokumentów dla placówki” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W konsekwencji autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Jak zabezpieczać cyfrowe dane medyczne. 59 porad i 38 dokumentów dla placówki” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Od redakcji

Szanowny Czytelniku!

Oddajemy w Twoje ręce drugie wydanie publikacji „Jak zabezpieczać cyfrowe dane medyczne”. Znajdziesz w niej praktyczne wskazówki dotyczące przede wszystkim prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej. Właśnie w takiej dokumentacji przetwarzane są bowiem cyfrowe dane medyczne. Zabezpieczenie tej dokumentacji powinno być więc priorytetem każdej placówki medycznej. W publikacji znajdziesz przede wszystkim wyjaśnienie, kiedy należy prowadzić dokumentację medyczną w postaci elektronicznej, a kiedy w grę wchodzi jeszcze papierowa. Dużą uwagę poświęcamy oczywiście metodom zabezpieczenia dokumentacji medycznej. Jak zabezpieczyć serwery? Czy należy stosować szyfrowanie? Czym jest SZBI? Czy konieczne są audyty bezpieczeństwa? Kogo upoważnić do dostępu do dokumentacji medycznej? Na te pytania odpowiedź znajdziesz w książce. Oprócz tego w przystępny sposób przedstawione zostały reguły udostępniania dokumentacji medycznej.

Z kolei w drugiej części znajdziesz wyjaśnienie, jak bezpiecznie i zgodnie z przepisami udzielać teleporad. Do tego będziesz mógł skorzystać z pakietu aż 38 wzorów dokumentów i checklist przydatnych dla każdej placówki medycznej.

W stosunku do pierwszego wydania przedstawiliśmy wiele nowych zagadnień, takich jak np. forma prowadzenia list oczekujących, stosowanie skanów, pobieranie opłat o firm ubezpieczeniowych, czy też dostęp do dokumentacji medycznej dziecka. Warto dodać, że kolejne wydanie publikacji uwzględnia stan prawny z czerwca 2022 r. Wzięto w nim pod uwagę zmiany prawne m.in. w zakresie informowania o teleporadach.

Życzę owocnej lektury

Michał Kowalski

radca prawny, redaktor publikacji

Rozdział I. Elektroniczna dokumentacja medyczna

1.1. Czym jest elektroniczna dokumentacja medyczna

Zgodnie z ustawą o systemie informacji w ochronie zdrowia elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM) to określone poniżej dokumenty, które:

•wytworzono w postaci elektronicznej oraz

•opatrzono kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo uwierzytelniono z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Ponadto dokumenty te muszą być dokumentami wskazanymi w poniższej tabeli.

Elektronicznej dokumentacji medycznej nie możemy całkowicie utożsamiać z dokumentacja medyczną prowadzoną w postaci elektronicznej, gdyż ta ostatnia ma szerszy zakres niż opisany powyżej. Innymi słowy, każda EDM jest dokumentacją medyczną, natomiast nie każda dokumentacja medyczna ma status EDM. Poza tym EDM podlega w przypadkach określonych w ustawie o systemie informacji o ochronie zdrowia elektronicznej wymianie pomiędzy usługodawcami w ramach wdrażanych systemów takich jak np. Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analiz i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych. Można też zakładać, że katalog dokumentów zaliczanych do EDM będzie się stale powiększać.

Niemniej jednak opisane zasady zabezpieczania danych osobowych należy stosować do każdej dokumentacji medycznej prowadzonej w systemach teleinformatycznych.

EDM należy natomiast prowadzić w szczególnych formatach zamieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego ds. zdrowia.

Na podstawie § 15 pkt 14 rozporządzenia ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. do historii choroby podmiot leczniczy musi załączyć m.in. skierowanie – w przypadku przyjęcia pacjenta do szpitala na podstawie skierowania w postaci papierowej. Innym przykładem dopuszczalności prowadzenia dokumentacji w wersji papierowej będzie długotrwała awaria Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analiz i Udostępnienia Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych.

1.2. Dlaczego forma elektroniczna

Co do zasady nowe przepisy obligują do prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej, chyba że:

•przepisy rozporządzenia ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. stanowią inaczej (np. § 39 i 68) lub

•warunki organizacyjno-techniczne (np. niemożność korzystania z infrastruktury informatycznej) uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji w tej formie.

Obecnie nie ma już możliwości łączenia form dokumentacji. Placówka medyczna powinna więc prowadzić dokumentację elektroniczną, a w przypadkach wskazanych w przepisach – wyłącznie dokumentację papierową.

1.3. Co wchodzi w skład dokumentacji

Podmioty wykonujące działalność leczniczą prowadzą dokumentację medyczną w formie elektronicznej. Tak stanowi § 1 ust. 1 rozporządzenia ministra zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. Rozporządzenie wskazuje, że dokumentację można prowadzić w postaci papierowej, wyłącznie jeżeli przepis rozporządzenia tak stanowi lub warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają jej prowadzenie w odsłonie elektronicznej.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział I. Elektroniczna dokumentacja medyczna

Rozdział II. Zasady udzielania teleporad

Rozdział III. Wzory dokumentów i listy kontrolne

Rozdział IV. Wykaz aktów prawnych, na które powołano się w publikacji

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71