Recenzent

dr hab. Marek Masztalerz, prof. UEP, Katedra Rachunkowości i Rewizji Finansowej, Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu

Redaktor prowadzący

Urszula Gabryelska

Redakcja

Elżbieta Wojtalik-Soroczyńska

Projekt okładki

Amadeusz Targoński, targonski.pl

Zdjęcie na okładce

© P Arts | shutterstock.com

Skład

Karolina Kaiser, mobisfera.pl

Opracowanie e-wydania

Copyright © 2022 by Poltext Sp. z o.o.

Tekst niniejszej publikacji jest dostępny na licencji Creative Commons – Uznanie autorstwa – Użycie niekomercyjne – Bez utworów zależnych 4.0 Polska, https://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/

Warszawa 2022

Wydanie I

Publikacja sfinansowana w ramach projektu „Financial Reporting and Auditing: Challenges and Opportunities Created by the COVID-19 Pandemic"

Poltext Sp. z o.o.

www.poltext.pl

handlowy@mt.biznes.pl

ISBN 978-83-8175-371-5

e-ISBN 978-83-8175-372-2 (epub)

e-ISBN 978-83-8175-373-9 (mobi)

Wstęp

Trwająca od 2020 roku pandemia COVID-19 zmieniła rzeczywistość i wpłynęła na każdą sferę życia gospodarczego. Rachunkowość cały czas ewoluuje, dostosowując się do zmian otoczenia, nowych regulacji prawnych i potrzeb użytkowników informacji. Zmieniły się w tym okresie zarówno przepisy prawne, jak i formy komunikacji. Wyraźnie widoczne są inne, nowe potrzeby w zakresie zabezpieczenia gromadzonych informacji, szkoleń z zakresu wdrażanych zmian w regulacjach prawnych, korzystania z nowych rozwiązań technicznych i technologicznych oraz form kontaktowania się z klientami i współpracownikami. Wszystkie te zmiany następują w stosunkowo krótkim okresie, a sprawność w dostosowaniu się do nich determinuje dalsze funkcjonowanie na rynku.

W przygotowanym opracowaniu autorzy postanowili zebrać najważniejsze zagadnienia i problemy, z którymi w dobie pandemii COVID-19 przyszło się zmierzyć księgowym, biegłym rewidentom oraz doradcom podatkowym.

Celem głównym przeprowadzonych badań była ocena wpływu pandemii COVID-19 na organizację systemu rachunkowości w polskich przedsiębiorstwach.

Obok celu głównego postawiono następujące cele poboczne badań:

Weryfikacja znajomości zagadnień etycznych wśród księgowych w dobie pandemii;

Wpływ pandemii COVID-19 na szybkość digitalizacji w działach księgowych badanych przedsiębiorstw;

Ocena bezpieczeństwa danych w związku z pracą zdalną w czasie pandemii COVID-19;

Sprawdzenie, czy pandemia COVID-19 przyczyniła się do zmian w zakresie oczekiwań właścicieli i zarządu od informacji generowanych przez służby finansowo-księgowe;

Ocena jakości szkoleń zawodowych dla zawodów związanych z księgowością w okresie COVID-19;

Weryfikacja informacji na temat form pomocy, z jakich korzystały przedsiębiorstwa w okresie pandemii COVID-19;

Weryfikacja zagadnień w zakresie sporządzania sprawozdania finansowego, na które powinni zwrócić uwagę biegli rewidenci podczas badania sprawozdań finansowych;

Sprawdzenie, jakie zmiany podatkowe w latach 2020–2021 były najtrudniejsze do wdrożenia.

Badanie przeprowadzono w okresie od 13 grudnia 2021 r. do 4 marca 2022 r. Wzięło w nim udział 95 osób. Wykorzystano ankietę, do której dane zebrano przy pomocy formularza Microsoft Forms. Formularz ankietowy wysłano drogą elektroniczną. Na etapie planowania badania podjęto decyzję, że forma ankiety będzie najbardziej odpowiednią metodą przeprowadzenia badania. W związku z tym, że przeprowadzone badanie miało charakter jakościowy, a nie ilościowy, zastosowano wybór celowy świadomy, a nie losowy. Zdecydowano o skierowaniu pytań ankietowych do osób na co dzień zajmujących się profesjonalnie podatkami, a więc doradców podatkowych, biegłych rewidentów, dyrektorów finansowych, głównych i samodzielnych księgowych oraz właścicieli biur rachunkowych. Przy doborze próby decydował podział na regiony, z których pochodzą autorzy monografii, a więc województwa kujawsko-pomorskie, małopolskie, pomorskie i zachodniopomorskie. Dodatkowo wykorzystano fakt, że w zespole przygotowującym monografię jest dwóch biegłych rewidentów, doradca podatkowy oraz jeden członek ACCA. Dzięki temu wykorzystano możliwość rozpowszechnienia ankiety wśród członków Krajowej Izby Doradców Podatkowych województwa zachodniopomorskiego, członków Polskiej Izby Biegłych Rewidentów z województw pomorskiego i małopolskiego oraz członków i sympatyków Stowarzyszenia Księgowych w Polsce w województwach kujawsko-pomorskim oraz pomorskim. Prośba o wypełnienie ankiety była również skierowana do członków ACCA w Polsce. W badaniu wzięły udział także osoby z województw lubuskiego, dolnośląskiego i podkarpackiego.

Formularz ankietowy składał się z 36 pytań, które podzielono na pięć sekcji, tj.:

Etyka w rachunkowości (pytania od 1 do 5);

Dydaktyka w rachunkowości (pytania od 6 do 12);

Zmiany regulacji prawnych w latach 2020–2021 (pytania od 13 do 14);

Wpływ COVID-19 na organizację rachunkowości (pytania od 15 do nr 29);

Audyt w dobie pandemii COVID-19 (pytania od 30 do 36).

W metryczce na końcu ankiety zawarto odpowiedzi uczestników badania na pytania o płeć, wiek, wykształcenie, wykonywany zawód, doświadczenie zawodowe oraz województwo zamieszkania i wielkość miejscowości. Wnioski z badania przedstawiono w kolejnych rozdziałach książki.

W pierwszym rozdziale zostały przedstawione najważniejsze zmiany wynikające z trwającej pandemii, do których musieli się dostosować księgowi. Na podstawie przeglądu najbardziej aktualnych publikacji dotyczących tego zagadnienia zaprezentowane zostały poglądy i sposób postrzegania księgowych oraz ich kompetencji w nowej, pandemicznej rzeczywistości. Podkreślona została elastyczność jako cecha, która jest niezmiernie ważna i użyteczna w dynamicznie zmieniających się warunkach, dotycząca zarówno księgowych, jak i firm. Konieczność przestrzegania reżimu sanitarnego wymusiła hybrydowy lub całkowicie zdalny sposób wykonywania pracy, ale to jest tylko jedno z wielu wyzwań stawianych rachunkowości w czasie COVID-19. W dalszej części rozdziału nawiązano do nowoczesnych rozwiązań stosowanych w rachunkowości, mianowicie pracy w chmurze obliczeniowej. Wskazano na korzyści i ryzyka wynikające z zastosowania takiego rozwiązania oraz różne podejście księgowych do tego tematu. Poruszono też problem dydaktyki w warunkach pandemii. Wskazano na nowe potrzeby wynikające ze zmiany formy komunikowania się oraz opinie respondentów w tym zakresie.

Drugi rozdział poświęcony został przede wszystkim problemom etycznym z uwzględnieniem szczególnych warunków panujących od 2020 roku. W związku z nowymi formami komunikacji i rozwiązaniami technologicznymi pojawiły się również nowe, nietypowe sytuacje, a więc problemy i wyzwania, na które większość osób nie była przygotowana. Pojawiły się pytania i liczne wątpliwości dotyczące zachowania wiarygodności i poufności przekazywanych informacji, zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych i konieczność powiązania z tym postaw etycznych i dbałości o dobre imię wykonywanego zawodu. W tej części publikacji nawiązano do wytycznych Międzynarodowego kodeksu etyki zawodowych księgowych (w tym także Międzynarodowych standardów niezależności) oraz Kodeksu zawodowej etyki w rachunkowości. Zaprezentowano również wyniki przeprowadzonych badań ankietowych dotyczących zagadnień etyki.

W rozdziale trzecim „Kierunki zmian w procesach finansowo--księgowych wywołanych pandemią” nawiązano do koncepcji rachunkowości jako sytemu informacyjnego przedsiębiorstwa, wskazując na rolę, jaką pełni w zaspokajaniu potrzeb interesariuszy. Przedstawiono formy organizacji procesów finansowo-księgowych w podmiotach gospodarczych i podkreślono ich znaczenie w procesie zarządzania. W dalszej części poruszono kwestię dokumentacji księgowej i obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, wskazując na konieczność dostosowania tego procesu do nowej sytuacji, powstałej w wyniku pandemii. Porównano rozwiązania wypracowane zarówno w tradycyjnym modelu obiegu dokumentów jak i nowoczesnym, opartym na elektronicznym obiegu dokumentów. W ostatniej części rozdziału zostały zaprezentowane wyniki badania ankietowego w zakresie wykorzystania możliwości pracy zdalnej.

Rozdział czwarty został poświęcony tematyce outsourcingu usług księgowych. W pierwszej części przedstawiono ideę takiego rozwiązania oraz wskazano na najważniejsze elementy outsourcingu. Zaprezentowano uregulowania prawne w tym zakresie oraz proces przeprowadzania i zarządzania outsourcingiem usług podatkowo-księgowych. Omówiono również ryzyka związane z procesem outsourcingu, przedstawiono przyczyny ich powstawania oraz skutki. Podkreślono zalety i wady outsourcingu. W kolejnej części rozdziału zaprezentowano kierunki rozwoju outsourcingu w rachunkowości, wskazując na rodzaje usług w zakresie rachunkowości, które mogą podlegać outsourcingowi. Na końcu rozdziału zostały przedstawione odpowiedzi respondentów dotyczące problemów w zakresie outsourcingu w dobie pandemii.

W rozdziale piątym zaprezentowano wpływ pandemii i uregulowań prawnych na proces badania sprawozdania finansowego. Ze względu na rozległość tematu odniesiono się tylko do wybranych zagadnień. Zaprezentowano wyniki przeglądu najnowszych wyników badań dotyczących wpływu pandemii COVID-19 na działalność audytorską przeprowadzone przez naukowców z różnych kontynentów. Zaprezentowano wskazówki pomocne w procesie badania sprawozdań finansowych w czasie pandemii. Poruszono kilka wybranych i bardzo istotnych zagadnień, na które powinni zwrócić szczególną uwagę biegli rewidenci podczas badania sprawozdań finansowych, biorąc pod uwagę funkcjonowanie firm i sporządzanie sprawozdań finansowych w dobie pandemii COVID-19. Przedstawiono również zmiany w terminach obowiązków dotyczących sprawozdań finansowych. Na końcu rozdziału zaprezentowano odpowiedzi respondentów na pytania dotyczące zagadnień, z którymi mają styczność przede wszystkim biegli rewidenci, czynnie wykonujący zawód.

W ostatnim rozdziale opracowania dokonano przeglądu przepisów podatkowo-księgowych związanych z pandemią COVID-19. W pierwszej kolejności dokonano klasyfikacji dokonanych zmian, wskazując grupy tematyczne przepisów, a następnie rodzaj wprowadzonej zmiany. Dokonano szczegółowej analizy zmian w przepisach podatkowych, w zakresie pomocy dla firm z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wsparcia finansowego dla różnorodnych przedsiębiorstw, zmian w prawie pracy spowodowanych pandemią COVID-19, regulacji dotyczących wpływu pandemii COVID-19 na sprawozdawczość finansową oraz zmian w ordynacji podatkowej wynikających z pandemii. Wskazane zostały praktyczne aspekty wprowadzonych rozwiązań. Następnie zaprezentowano wyniki badania wpływu zmian podatkowych i finansowych dotyczących pandemii COVID-19 na sytuację finansową wybranych polskich przedsiębiorstw oraz dokonano analizy korzystania z różnych form pomocy przez badane przedsiębiorstwa.

Rozdział 1 Wpływ pandemii na praktykę i dydaktykę rachunkowości – wybrane problemy

1.1. Rachunkowość w dobie pandemii w świetle badań

Jak wskazuje N. Velinova-Sokolova, zawód księgowego polega na świadczeniu szerokiego zakresu usług z dziedzin rachunkowości i finansów dla zróżnicowanych kategorii podmiotów (zarówno dla osób prawnych jak i dla osób fizycznych). Globalizacja, zmiany zachodzące na płaszczyźnie społecznej, gospodarczej i technologicznej nieustannie stawiają przed współczesnymi księgowymi coraz to nowe wyzwania; to sprawia, że ich zadanie jest jeszcze ważniejsze, a jednocześnie bardziej złożone [Velinova-Sokolova, 2021, s. 131]. Tradycyjna (i wysoko ceniona) rola księgowych podlega aktualnie transformacji w interdyscyplinarnym środowisku. J. Guthrie i L.D. Parker podkreślają, że osoby zajmujące się obecnie biznesem, finansami i księgowością stoją przed jednym z najtrudniejszych wyzwań od czasu wielkiego kryzysu [Guthrie i Parker, 2016, s. 2].

Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) ogłosiła 11 marca 2020 roku (po raz pierwszy we współczesnej historii) stan globalnej pandemii. Większość krajów na całym świecie wprowadziła różnorodne rozwiązania i restrykcje mające na celu zarówno ochronę ludności, jak i ochronę i wsparcie gospodarki – stan pandemii jest bowiem, jak wskazują R. Baldwin i W. di Mauro, zagrożeniem nie tylko dla zdrowia ludności, ale stanowi również poważne zagrożenie dla gospodarki [Baldwin i in., 2020, s. 59].

Zawód księgowego – tak, jak większość innych profesji – został dotknięty pandemią COVID-19. Księgowość uległa przemianom wywołanym koniecznością funkcjonowania w warunkach pandemii, księgowi musieli dostosować się do nagłych zmian narzuconych w odpowiedzi na pandemię, mierzyć się z nowymi problemami potencjalnie wpływającymi na efektywność ich pracy. Konieczność funkcjonowania w warunkach pandemii pokazała, że istnieje wyraźna potrzeba opanowania przez księgowych wszechstronnego zestawu umiejętności (konieczność łączenia umiejętności technicznych i zawodowych), które pozwolą na budowanie relacji i komunikację na odległość. Księgowość nie funkcjonuje w statycznym świecie, a umiejętności wyuczone muszą pozwalać na elastyczne dostosowywanie się do zmiennych okoliczności [Velinova-Sokolova, 2021, s. 131].

Księgowi – szczególnie w czasie zmian i niepewności – postrzegani są jako zaufani partnerzy przedsiębiorców, należy zatem oczekiwać, że zapotrzebowanie na ich pracę będzie w dalszym ciągu wysokie. Pandemia podkreśliła wagę tzw. kompetencji przyszłości. Jak wskazuje D. Appelbaum, w tym szczególnym czasie konieczna jest pobłażliwość regulatorów, kreatywność księgowych i audytorów oraz elastyczność klientów. Implementowane usprawnienia technologiczne i analityczne, przystosowanie się do nowych technologii mogą znacznie ułatwić księgowym i biegłym rewidentom funkcjonowanie w pandemii, przy czym część z tych rozwiązań może okazać się skuteczniejszymi niż tradycyjne i pozostać na stałe [Appelbaum i in., 2020]. W dobie pandemii pracownicy – niezależnie od swojej znajomości technologii – musieli szybko dostosować się do w pełni zdalnej pracy, chociażby z uwagi na to, że ze względu na ograniczenia związane z COVID-19 wiele firm przez wiele miesięcy funkcjonowało wyłącznie zdalnie [CPA, 2021].

I. Cserhati podnosi, że istnieje ogromna niepewność co do długoterminowych skutków niedawnej pandemii. Wielu badaczy uważa, że ruch w kierunku pracy zdalnej będzie raczej trwały [Parungao, 2020]. Zgodnie z wynikami ankiety Gartnera [Gartner, 2020], przytoczone za G. Cserháti 74% z 317 firm planuje przekształcić niektóre dotychczasowe stanowiska biurowe na zdalne również na okres po COVID-19. Z uwagi na to, że nie wszyscy pracownicy chcą pracować z domu, część firm planuje zastosowanie podejścia hybrydowego, w którym będą funkcjonowały zespoły rozproszone (część zespołu pracuje w formie zdalnej, część tradycyjnie w biurach), przy czym potrzebne będzie wprowadzenie uregulowania zasad pracy zdalnej dla tego typu zespołów [Cserháti, 2020, s. 49][1].

Ważną lekcją, jaką pobraliśmy w 2020 roku, jest to, że atutem może być elastyczność. W związku z wprowadzeniem pracy zdalnej część przedsiębiorstw odeszła od stałych godzin pracy, przy czym – jak się okazało – danie pracownikom większej swobody przyniosło korzyści również dla pracodawców, którzy niejednokrotnie decydują, że elastyczne godziny pracy będą stosowane w ich przedsiębiorstwach również po pandemii. Jest to kolejny trend, który rozpoczął się przed pandemią, ale uległ rozpowszechnieniu w czasie jej trwania. Można zatem stwierdzić, że kryzys wymusza innowacje nie tylko w branży podatkowej i księgowej, ale również inne branże wykorzystały okres pandemii do wprowadzenia lub rozwinięcia innowacyjnych rozwiązań. Zauważyć należy ponadto, że firmy i osoby, które borykają się z problemami finansowymi, szczególnie potrzebują fachowej pomocy księgowej, co powoduje, że praca księgowych staje się ważniejsza niż kiedykolwiek [Hood i Stine, 2021].

Opisane wyżej wyzwania rachunkowości w dobie pandemii można podzielić na krótko- i długoterminowe. W krótkim okresie głównym problem stało się zreorganizowanie pracy (np. wdrożenie pracy zdalnej, przeszkolenie pracowników) oraz zabezpieczenie organizacji pod kątem finansowym (zapewnienie środków finansowych w warunkach kryzysu). W długim okresie można oczekiwać, że wdrożone innowacje przyczynią się do dalszego rozwoju przedsiębiorstw.

Schemat wyzwań rachunkowości w dobie pandemii przedstawiono na rysunku 1.1.

Rysunek 1.1. Wyzwania rachunkowości

Źródło: opracowanie własne na podstawie [Velinova-Sokolova, 2021, s. 133].

W innym ujęciu można mówić o wyzwaniach rachunkowości związanych występowaniem szczególnych, wywołanych pandemią sytuacji. Przykładowe wyliczenie, wraz z krótką charakterystyką przedstawiono w tabeli 1.1.

Tabela 1.1. Wyzwania rachunkowości w dobie pandemii

Wyzwania rachunkowości w czasie COVID-19

Charakterystyka

Ograniczony czas na podejmowanie decyzji

Podczas tej pandemii księgowi napotykają problemy związane z gromadzeniem informacji. Ponieważ liczba decyzji do podjęcia w tym okresie uległa zwiększeniu, księgowi podejmują decyzje bez należytego rozważenia ryzyka i kwestii etycznych. Z uwagi na to, że z reguły nie zapewnia się im udziału w szkoleniach, ich zdolność do szybkiego podejmowania decyzji nie ulega zwiększeniu.

Praca zdalna

Ponieważ podczas tej pandemii profesjonaliści pracują zdalnie, praca wykonywana jest w warunkach odizolowania od członków zespołu.

Wyzwaniem jest śledzenie postępów prac personelu. Stwarza to również pewne wyzwania etyczne. Trudna może być na przykład weryfikacja, czy w godzinach pracy pracownicy faktycznie pracują. W warunkach pracy zdalnej utrudniona bywa komunikacja z klientami,

Zmniejszenie liczby pracowników

Redukcja liczby pracowników to kolejne wyzwanie dla zawodu księgowego w okresie pandemii. Ponieważ wiele organizacji boryka się ze skutkami kryzysu gospodarczego, są one zmuszone zwolnić część swoich pracowników. Wyzwaniem jest już samo podjęcie decyzji dotyczącej tego, kto spośród personelu powinien pozostać, a z kim rozwiązać umowę. Zmniejszenie zasobów siły roboczej może z kolei prowadzić do nieefektywnej pracy. Zwiększa się również obciążenie pracą, poziom stresu, większa jest liczba e-maili i spotkań przypadająca na pracownika [Karbon, 2020].

Usługi audytorskie i atestacyjne

W warunkach epidemii COVID-19 wzrasta znaczenie usług audytorskich i atestacyjnych z uwagi na to, że przedsiębiorstwa mogą podejmować próby manipulowania zyskami (np. celem zakwalifikowania się do otrzymania pomocy publicznej). Badanie sprawozdań finansowych jest z zasady obarczone ryzykiem ze względu na złożoność ocenianych procesów. W czasie epidemii biegli rewidenci muszą zachować szczególną czujność (wzrasta ryzyko zniekształceń). Ważne jest również, aby audytorzy byli na bieżąco z często wprowadzanymi zmianami standardów rachunkowości (i badania), muszą też brać pod uwagę, że mogą być wprowadzane tymczasowe rozwiązania w tym zakresie, i mogą się one charakteryzować znaczną zmiennością [ACCA, 2020].

Wzrost liczby oszustw

Z uwagi na to, że znaczna cześć pracy w rachunkowości odbywa się zdalnie, wzrasta poziom zagrożeń w zakresie cyberbezpieczeństwa (np. kradzież tożsamości, naruszenia poufności danych).

Przestrzeganie zasad etyki

Przedsiębiorstwa w okresie pandemii borykają się problemami finansowymi, co może motywować je do podejmowania działań, takich jak manipulacja dochodami. Ponieważ profesjonaliści pracują zdalnie, większym wyzwaniem stało się także przestrzeganie regulacji kodeksów postępowania zawodowego [Albitar i in., 2021].

Uwzględnianie regulacji standardów rachunkowości/regulacji podatkowych

COVID-19 może powodować trudności w prawidłowym zastosowaniu standardów w zakresie rachunkowości (np. szacowanie utraty wartości aktywów, ocena zasady kontynuacji działalności). COVID-19 ma również wpływ na ponoszone przez przedsiębiorstwa ciężary podatkowe (wprowadzane nowe ulgi i rozwiązania pomocowe powodują znaczną komplikację rozliczeń).

Źródło: opracowanie własne.

W literaturze przedmiotu wskazuje się, że mamy w tej chwili kluczowy moment dla zawodu księgowego – stare paradygmaty zostaną zamienione na nowe, a wykorzystanie technologii cyfrowych pozwoli lepiej funkcjonować we współczesnym świecie. Księgowi postrzegani są obecnie jako osoby wspomagające podejmowanie strategicznych decyzji w firmach (zarówno dużych jak i tych z sektora MŚP), jak również w sektorze rządowym. Również w środowisku akademickim, podobnie jak w środowisku profesjonalnym, stało się jasne, że istnieje konieczność gruntowego przebudowania i zredefiniowania infrastruktury księgowej oraz że dotyczy to nie tylko najbliższej przyszłości, ale że będzie miało to znaczenie długoterminowe [Velinova-Sokolova, 2021, s. 131].

Mimo że teoretycznie podstawowy zakres umiejętności księgowych nie zmienił się drastycznie w okresie pandemii COVID-19, to sam zawód ulega transformacji [IFAC, 2020]. COVID-19 zmienił księgowość i branżę podatkową przede wszystkim poprzez rozpowszechnienie wykorzystania technologii. W obszarze podatków i rachunkowości trend ten był widoczny już przed pandemią, ale pandemia wymusiła przyspieszenie tego procesu. W 2020 roku wykorzystanie pracy zdalnej i technologii chmurowych do wirtualnej współpracy w ramach przedsiębiorstwa (pomiędzy pracownikami) oraz na zewnątrz przedsiębiorstwa (współpraca z klientami) stało się koniecznością, w ten sposób bowiem księgowy lub właściciel firmy może mieć dostęp do systemów przedsiębiorstwa z dowolnego miejsca za pośrednictwem internetu. Pozwala to na pozyskiwanie bardziej aktualnych i szczegółowych informacji biznesowych bez konieczności fizycznej obecności w przedsiębiorstwie. Czas pandemii pokazuje również, że świat oprogramowania księgowego nieuchronnie transformuje w stronę modeli chmurowych. Można zauważyć, że wielu dostawców oprogramowania księgowego przeniosło już częściowo lub całkowicie swoje produkty do chmury i dostarcza różne formy rozwiązań księgowych w chmurze [Dimitriu i Matei, 2014, s. 843].

1.2. Wybrane aspekty pracy zdalnej – wykorzystanie chmury obliczeniowej w księgowości

Tak jak w innych aspektach życia, również w zakresie rachunkowości zachodzą obecnie szybkie zmiany spowodowane transformacją technologiczną. W warunkach pandemii wykorzystywanie nowoczesnych technologii w rachunkowości stało się koniecznością. Współczesne rozwiązania informatyczne wspomagają nie tylko księgowych w wykonywaniu ich obowiązków, ale również są pomocne dla menedżerów, pozwalając na generowanie informacji i raportów niezbędnych do podejmowania decyzji. Rozpowszechnienie wykorzystania internetu w różnych obszarach doprowadziło do pojawienia się, a następnie upowszechnienia rachunkowości w chmurze. W takim modelu informacje są przesyłane do chmury, gdzie następnie podlegają przetworzeniu z wykorzystaniem oprogramowania zainstalowanego na zdalnym serwerze i już przetworzone są pobierane przez użytkownika. W efekcie księgowi mogą wykonywać swoją pracę z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do internetu [Al-Nsour i in., 2021, s. 875].

Rachunkowość w modelu chmurowym nie jest nowym zjawiskiem, zyskała jednak na popularności w czasie pandemii. Przyczyn tego zjawiska można upatrywać w tym, że w warunkach upowszechnienia pracy zdalnej jednym z najważniejszych elementów transformacji cyfrowej jest zapewnienie dostępu do danych i oprogramowania. Przeniesienie systemów do chmury może wyeliminować lub zminimalizować potrzebę dostępu na miejscu, zapewnić łatwość korzystania z danych zarówno do celów rachunkowości finansowej, podatkowej, jak i do celów zarządczych, pozwolić na podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych [BDO, 2020]. Prowadzenie rachunkowości z wykorzystaniem chmurowych systemów informacyjnych rachunkowości (tzw. CAIS, z ang. Cloud Accounting Information Systems) może także wpłynąć na ograniczenie ryzyka manipulacji danymi księgowymi i ułatwić wykrywanie potencjalnych prób oszustwa [Al-Nsour i in., 2021, s. 875].

W literaturze przedmiotu prognozuje się, że wraz z dalszym rozwojem systemów, ich funkcjonalności i bezpieczeństwa, model rachunkowości chmurowej w niedalekiej przyszłości będzie opcją dominującą. Rachunkowość w chmurze postrzegana jest coraz częściej jako właściwa decyzja dla każdej firmy, która chce dotrzymać kroku konkurencji. W szczególności księgowość w chmurze może być niezwykle opłacalna dla przedsiębiorstw sektora MŚP, ponieważ umożliwia realizację funkcji księgowych stosunkowo niskim kosztem, bez konieczności inwestowania w kosztowną, a zarazem podlegającą bardzo szybkiej dezaktualizacji infrastrukturę informatyczną. Podmioty dostarczające oprogramowanie i infrastrukturę dla rachunkowości chmurowej oferują przy tym znaczny zakres personalizacji – niezależnie od tego, czy klientem jest małe, średnie czy duże przedsiębiorstwo, istnieje możliwość dostosowania oprogramowania w chmurze do indywidualnych wymagań. Księgowość w chmurze zyskała duże uznanie również ze względu na minimalny wysiłek związany z jej wdrożeniem i wysoką efektywność takiej formy prowadzenia rachunkowości. System finansowo-księgowy dostępny jest za pośrednictwem internetu, po stronie użytkownika pozostaje zapewnienie wystarczająco wydajnego łącza [Zhang, 2014, s. 82].

W literaturze przedmiotu wskazuje się na wiele potencjalnych korzyści z przetwarzania w chmurze, między innymi[2]:

Korzyści w zakresie minimalizacji i skalowalności kosztów (redukcja kosztów inwestycji w sprzęt i oprogramowanie – zakup, rozwój, serwisowanie, aktualizację);

Dostęp do wsparcia z zakresu technologii informatycznych, co może spowodować obniżenie barier informatycznych dla innowacji oraz zapewnić możliwość wdrażania nowoczesnych aplikacji i usług;

Dostęp do oprogramowania w dowolnym miejscu i czasie, możliwość tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwanie poza siedzibą firmy przez dostawcę usług w chmurze.

Pojawiają się również argumenty, że wykorzystanie technologii chmurowych może zmniejszyć koszty pracy (w tym nadgodzin), a to ze względu na możliwość dostępu do systemu z dowolnego miejsca, które pozwala pracownikom na dokończenie pracy bez konieczności przebywania w budynku organizacji [Al-Nsour i in., 2021, s. 880]. Podobnie B. Ionescu z zespołem wskazują na możliwość wykorzystania rachunkowości w modelu chmurowym w celu minimalizacji kosztów [Ionescu i in., 2013, s. 12]. A. Felsberger i jego zespół stwierdzają, że połączenie umiejętności człowieka z możliwościami komputerów zapewnia zwiększenie efektywności zarządzania danymi, raportowania, analizowania, modelowania i planowania, co znajduje odzwierciedlenie w redukcji kosztów [Felsberger i in., 2016].

Według Khanoma [2017] księgowość w chmurze przynosi korzyści takie jak redukcja kosztów (zarówno co do ich wysokości, jak i elastyczności w przypadkach zmiennego wykorzystania zasobów), możliwość pozyskiwania informacji w czasie rzeczywistym, zwiększenie dostępności, lepsze niż w przypadku aplikacji desktopowych systemy bezpieczeństwa. Ponadto autor podkreśla elastyczność rozwiązań chmurowych w zakresie możliwości udzielenia dostępu nowym członkom zespołu, szybkie implementacje poprawek do oprogramowania. Do zalet rachunkowości w modelu chmurowym zalicza również automatyzację w zakresie sporządzania kopii zapasowych [Khanom, 2017, s. 34].

W chmurowym modelu rachunkowości wykorzystywany jest dostęp do bazy danych w chmurze, a płatności za oprogramowanie ponoszone są często w systemie licencji subskrypcyjnych. Tym samym zapewnienie zgodności dostarczanego oprogramowania z regulacjami w zakresie rachunkowości oraz prawem podatkowym co do zasady jest obowiązkiem podmiotu udostępniającego licencję, użytkownik ma zaś prawo oczekiwać pracy na zawsze aktualnej wersji oprogramowania. Podczas korzystania z oprogramowania księgowego w wersji tradycyjnej baza danych jest przechowywana na serwerze lub komputerze użytkownika, co oznacza, że użytkownik co do zasady może mieć dostęp do bazy danych wyłącznie w biurze; w systemie licencji typu „buy–out” (użytkownik musi kupić oprogramowanie i prawo do aktualizacji) [Marsintauli i in., 2021, s. 748].

Teoriami ekonomicznymi przyjmowanymi często jako paradygmaty teoretyczne dla badań w zakresie wdrażania technologii chmurowych są [Ma i in., 2021, s. 3]:

Teoria dyfuzji innowacji (DOI) E.M. Rogersa i/lub

Model TOE (z ang. Technology, Organization, Environment – technologia, organizacja, środowisko), przedstawiony po raz pierwszy przez DePietro z zespołem w 1990;

W nieco mniejszym stopniu wykorzystywane są również inne teorie, takie jak np. teoria racjonalnego działania – model TRA (z ang. Theory of Reasoned Action) oraz teoria kosztów transakcyjnych.

Najczęściej badanymi motywatorami adopcji przetwarzania w chmurze są z kolei [Ma i in., 2021, s. 3]:

Względne korzyści / postrzegane korzyści / funkcjonalność przetwarzania w chmurze [Alshamaila i in., 2013; Hsu i in., 2014; Lee i in., 2013; Low i in., 2011; Sultan, 2011; Wu, 2011; Yigitbasioglu, 2015];

Przewaga/redukcja kosztów [Benlian i Hess, 2011; Gupta i in., 2013; Lee i in., 2013; Lian i in., 2014; Sultan, 2011; Yigitbasioglu, 2015];

Wsparcie najwyższego kierownictwa [Alshamaila i in., 2013; Lian i in., 2014; Low i in., 2011].

T. Khanom, podejmując tematykę roli podejścia samych księgowych do chmurowego modelu rachunkowości, wyróżnia trzy podejścia [Khanom, 2017, s. 35]:

Pierwsza grupa księgowych stara się unikać chmury w rachunkowości z uwagi na swoje obawy w zakresie bezpieczeństwa danych;

Część księgowych akceptuje obecność chmurowych systemów rachunkowości, ale ich obawy budzi wpływ tych systemów na zyskowność własnej działalności (rozwiązania te mogą potencjalnie ułatwiać wykonywanie części czynności z zakresu rachunkowości osobom bez stosownego wykształcenia, część klientów może z kolei oczekiwać obniżenia cen z uwagi na spadek pracochłonności;

Trzecią grupę stanowią entuzjaści nowych technologii, przekonani o korzyściach jakie model chmurowy może przynieść w ich działalności zawodowej (podniesienie efektywności i zyskowności.

Przypisy

[1] Badania dotyczące wpływu pandemii COVID-19 na japońskie przedsiębiorstwa pokazują, że implementacja pracy zdalnej jeszcze przed pandemią złagodziła jej negatywny wpływ o 55% w zakresie przychodów ze sprzedaży i 35% w zakresie liczby przepracowanych godzin. Adaptacja do pracy w warunkach kryzysu poprzez zwiększenie liczby pracowników pracujących w formie zdalnej wydaje się również umiarkowanie zmniejszać negatywny wpływ pandemii na sprzedaż i godziny pracy [Kawaguchi i in., 2021, s. 1].

[2] ACCA i IMA, 2013; Armbrust i in., 2010; Grubisic, 2014; Hayes, 2008; Marston i in., 2011; Trigueros-Preciado i in., 2013 (za: Ma i in., 2021, s. 3).